《掌控你的工作!——巧用Outlook极速提升工作效率》PDF电子书免费下载

作者:  [美]迈克尔·林恩伯格(Michael Linenberger)著 赵金彪 译

出版社: 清华大学出版社

出版年: 2019年02月

ISBN: 9787302515340

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内容简介

目录

目 录
导论 1
部分 MYN 系统基础
第 1 章 MYN 理论和概述..... ................. 14
1.1 引言 ............. 14
1.2 MYN 理论:掌控你的现在........ ...... 14
1.2.1 解决当今职场工作中两个严酷的现实问题.......... ............... 14
1.2.2 目前视线工作模型........... .......... 15
1.2.3 近期工作模型................... .......... 16
1.2.4 你的紧迫性区域.............. ........... 17
1.3 Outlook中的MYN任务列表....... .... 18
1.4 MYN 概述:超越 1MTD............ ...... 22
1.4.1 MYN 有一套更强大的任务管理方法论..... ........ 22
1.4.2 MYN 战略性推迟................ ....... 23
1.4.3 更强大的电子邮件管理....... ...... 23
1.4.4 MYN 系统的可选组件......... ..... 24
1.5 总结:MYN 系统理论与关键组件............ ............. 26
1.6 下一步........ . 26

第 2 章 学习 Outlook 任务系统...... .... 27
2.1 引言 ............. 27
2.1.1 本章主要内容 ......... 27
2.1.2 请再尝试一次 Outlook 任务..... . 27
2.2 本书涵盖的 Outlook 版本及其任务模块 ..... 28
2.2.1 本书支持 Office 365 的桌面版 Outlook ....... 29
2.2.2 移动版 Outlook 怎么样............ .. 31
2.3 在 Outlook 中导航查找任务(Windows 和 Mac) ......... 33
2.3.1 数据类型和数据类型模式......... 33
2.3.2 Outlook 文件夹 ....... 34
2.3.3 在文件夹窗格(Windows)或边栏(Mac)中选择文件夹... .... 34
2.3.4 文件夹列表按钮(只对 Windows 版) . 35
2.4 学习 Outlook 任务基础知识(Windows 和 Mac) ......... 36
2.4.1 访问 Outlook 任务系统............ .. 37
2.4.2 Windows Outlook:查看和布置待办事项栏 ............. 39
2.4.3 在快速访问工具栏中添加“任务”按钮 ........... 42
2.4.4 使用预览和固定预览............. .... 43
2.4.5 使用阅读视图隐藏待办事项栏 ............. 44
2.4.6 待办事项栏任务列表的外观与布局 ..... 44
2.5 输入任务(Windows 和 Mac)..... ...... 46
2.5.1 Windows Outlook:两种输入任务的方法 ............. 46
2.5.2 在 Mac Outlook 中输入任务... ... 49
2.5.3 练习输入和编辑任务(Windows 和 Mac) .. 49
2.5.4 标记完成任务(Windows 和 Mac) .. 50
2.5.5 使用任务对话框中的其他字段(Windows 和 Mac) .. 52
2.6 在 Outlook 中使用标记(Windows 和 Mac) ......... 53
2.6.1 标记电子邮件入门(Windows 和 Mac) .. 53
2.6.2 标记邮件的用途:推迟回复(Windows 和 Mac)... ......... 55
2.6.3 关于清除标记的说明(Windows 和 Mac) .. 55
2.6.4 识别标记邮件任务(Windows 和 Mac) .. 56
2.6.5 清理标记邮件任务(Windows 和 Mac) .. 57
2.7 将电子邮件转变为任务简介(Windows 和 Mac) ......... 59
2.7.1 Windows Outlook .... 59
2.7.2 Mac Outlook:没有自动化.... .... 59
2.8 总结 ............. 60
2.9 下一步 ......... 60

第 3 章 配置 Outlook,为 MYN 任务管理做准备 .............. 61
3.1 引言 ............. 61
3.1.1 超越 1MTD ............. 61
3.1.2 为什么需要 MYN 配置........ ..... 61
3.1.3 创建 MYN 任务列表........... ....... 62
3.1.4 Windows 用户:考虑使用Outlook 插件 ........... 62
3.2 为 MYN 配置 Windows Outlook... .... 63
3.2.1 在开始之前,先关闭任何其他已打开的 Outlook ... 64
3.2.2 通过打开待办事项栏的自定义控件开始配置 ......... 64
3.2.3 调整“列”清单 ..... 65
3.2.4 按“优先级”分组 . 66
3.2.5 按“开始日期”排序............. .... 67
3.2.6 调整其他设置 ......... 67
3.2.7 重新启动 Outlook 以保存和确认你的设置(测试稳定性). ... 68
3.2.8 修复设置 ................. 69
3.2.9 设置筛选 ................. 69
3.2.10 停用“过期任务”规则,格式化开始日期为今天的任务... .... 71
3.2.11 确认 Windows Outlook 已设置准确 ... 73
3.2.12 调整“开始日期”列的格式 ... 73
3.2.13 调整待办事项栏和“开始日期”列的宽度 ... 74
3.2.14 关闭任务提醒 ....... 74
3.3 配置 Mac Outlook .......... 74
3.3.1 设置筛选复选框 ..... 74
3.3.2 选择并重新排列任务文件夹的列 ..... 75
3.3.3 按“开始日期”排序(降序).. .. 75
3.3.4 创建三个智能文件夹.......... ....... 75
3.3.5 确认你的 Mac Outlook 已设置正确 ..... 77
3.4 退出并重启 Outlook,以保存设置 ............. 77
3.5 下一步 ......... 77

第 4 章 在 Outlook 中管理任务的全新方法论 .............. 79
4.1 MYN 方法论:如何在 Outlook 中控制你的任务 ................. 79
4.1.1 目前任务列表 ......... 79
4.1.2 目前紧急任务:今天必须完成,尽早识别并处理 ..... 81
4.1.3 修复优先级分组排序(Windows) ............... 83
4.1.4 大多数任务没有截止期限.. ....... 84
4.1.5 始终为任务设置开始日期..... .... 84
4.1.6 在 MYN 中不要使用 Outlook 的截止日期字段 ......... 86
4.1.7 不断变长的目前机会任务列表 ................. 86
4.1.8 使用优先序,保持目前机会任务列表在一个合理长度.. ....... 87
4.1.9 推迟回顾:将任务转变为目前视线外任务(简化版)....... ......... 87
4.1.10 推迟执行:设置任务开始日期到将来(简化版) .... 88
4.1.11 小结:管理你的目前任务列表 ............... 89
4.2 FRESH(新鲜)优先系统........... ...... 90
4.2.1 在目前机会区域中设定任务优先序 ............. 90
4.2.2 保持任务列表按开始日期降序排列 ................. 92
4.3 管理截止期限 ................. 92
4.3.1 如何指明任务具有真的硬性截止期限 ................. 92
4.3.2 在 MYN 中为任务指明硬性截止期限的 5 种方法............ ..... 92
4.3.3 不要为 Outlook 任务设置提醒 ..... 95
4.4 总结:任务管理原则 .... 95
4.5 练习 ............. 96
4.6 下一步 ......... 97

第 5 章 清空收件箱的极大幸福感...... 98
5.1 引言 ............. 98
5.1.1 收件箱的真正用途 . 98
5.1.2 不要将收件箱作为任务管理系统 ................. 99
5.1.3 收件箱就像急诊室 . 99
5.1.4 清空收件箱的 4 种方法....... .....100
5.2 一个非常简单的系统:将所有邮件拖入“已处理邮件”文件夹中... .....100
5.2.1 一个简单的邮件归档方案.... ....100
5.2.2 归档邮件的三个其他原因...... ..101
5.2.3 在归档后查找邮件的4 种方法 .................101
5.2.4 关于基于主题归档的更多讨论 ....103
5.2.5 要完全清空我的收件箱吗... .....103
5.2.6 清空收件箱——Step 1:创建“已处理邮件”文件夹.. ............104
5.2.7 清空收件箱——Step 2:归档到新的“已处理邮件”文件夹 .......105
5.2.8 加快归档到“已处理邮件”文件夹的方法 ........106
5.2.9 切换到使用“已处理邮件”文件夹 106
5.3 在已处理邮件文件夹中查找邮件 ............108
5.3.1 视觉化查找邮件 ....108
5.3.2 使用搜索工具 ........112
5.4 总结 ............119
5.5 下一步 ........120

第二部分 MYN 系统进阶
第 6 章 何时与何地使用 Outlook任务 ..... 122
6.1 引言 ............122
6.2 何谓任务 ....122
6.2.1 任务与约会 ............122
6.2.2 目标的位置 ............123
6.2.3 项目的位置 ............125
6.2.4 重要成果 ................125
6.3 几乎将你的所有任务都放入Outlook 中 ..126
6.3.1 将所有任务都放在一个地方很重要 126
6.3.2 清空你的大脑:不要用大脑来记待办事项 ............126
6.3.3 将任务从成堆的纸质材料中提取出来 ................127
6.3.4 语音邮件 ................127
6.3.5 统一消息 ................127
6.3.6 个人事务与工作任务,分开还是合并管理 ........128
6.3.7 小结:用 Outlook 管理所有任务 ....128
6.4 MYN 系统的移动解决方案....... ......129
6.4.1 移动解决方案快速入门...... ......129
6.4.2 在选择移动解决方案时的考虑因素 ................129
6.4.3 打印你的任务,而不使用移动设备(Windows) ....130
6.4.4 笔记本电脑(Windows 或 Mac)或Windows 平板电脑 131
6.4.5 移动版 Outlook 怎么样 131
6.4.6 为 MYN 选择一台笔记本电脑或 Windows 10 平板电脑 132
6.4.7 为 iOS 和 Android 设备使用一个任务服务器 ....133
6.4.8 适合 MYN 的应用 /APP 136
6.4.9 APP 解决方案的典型障碍和一些解决办法 ........139
6.5 非 Outlook 任务解决方案 141
6.5.1 不将 Outlook 作为主要任务解决方案的原因 ....141
6.5.2 推荐非 Outlook 的任务解决方案:Toodledo. 142
6.5.3 基于纸张的非 Outlook解决方案 ................143
6.6 任务的移动策略 ............143
6.7 在目前任务列表中只写“下一步行动” ..........145
6.7.1 MORE 任务(多步任务 /系列任务) ...............146
6.7.2 项目的下一步行动 146
6.7.3 对停滞不前任务的解决办法 ................147
6.7.4 识别紧接着的下一步行动. 147
6.7.5 有用的下一步行动“桥”和“占位符” ................147
6.8 MYN 与 GTD 结合使用 148
6.9 重要成果 ....149
6.9.1 重要成果比目标或项目要小. 149
6.9.2 如何显示 SOC .......150
6.9.3 SOC 非常适合使用截止期限 ....150
6.10 在你等待别人完成某事时使用跟进任务 .151
6.10.1 等待列表的替代方案 151
6.10.2 创建跟进任务 151
6.10.3 跟进任务的两种类型 152
6.11 总结 ..........152
6.12 下一步 ......152

第 7 章 将电子邮件转变为任务,解除“收件箱压力” 153
7.1 引言 ............153
7.1.1 收件箱压力能被解除 153
7.1.2 电子邮件带来的麻烦 154
7.1.3 使用 Outlook 工具将电子邮件转变为任务 ............156
7.2 使用拖放操作,将电子邮件转变为任务(Windows) ............157
7.2.1 创建不带附件的任务:具体步骤(左击拖放法) 157
7.2.2 创建带附件的任务:具体步骤(右击拖放法) 158
7.3 将电子邮件转变为任务(Mac) 160
7.3.1 使用 AppleScript 创建任务 160
7.3.2 在没有 AppleScript 的情况下创建任务 ................161
7.3.3 在 Mac 版中包含附件. 161
7.4 将电子邮件转变为任务的其他方法(Windows) ..161
7.4.1 标记邮件:标识推迟回复或在外出途中标识任务 161
7.4.2 使用“移动”菜单(Windows) ..............162
7.4.3 使用“快速步骤”(Windows) ..............162
7.5 将电子邮件转变为任务的窍门(Windows 和 Mac) .........163
7.5.1 在任务中备注头信息. 163
7.5.2 将文本任务转变回电子邮件 163
7.5.3 同时拖动多个电子邮件(Windows) ..............163
7.5.4 在将邮件转变为任务时,关闭阅读窗格、紧凑版式和邮件预览 ....164
7.5.5 不要将“一分钟内”就能完成的行动转变为任务 164
7.5.6 为什么你应“复制”而不是“移动”电子邮件(Windows) ..............164
7.5.7 将电子邮件转变为约会(Windows) ..............164
7.6 标记邮件任务(Windows 和 Mac) ........165
7.6.1 回顾标记邮件任务 165
7.6.2 为什么标记邮件任务也许不适合用来将邮件转变为任务 166
7.6.3 标记邮件任务的推荐用法:标记推迟回复 ........166
7.6.4 为什么标记邮件任务非常适合用于标记推迟回复 166
7.6.5 使用标记邮件任务的其他影响 ................167
7.6.6 标记邮件任务适合在智能手机上标识任务(Windows 和 Mac) .168
7.6.7 理解标记邮件任务的日期字段(Windows 和 Mac) .168
7.7 为通过电子邮件发出的重要请求创建跟进任务(Windows 和 Mac) 169
7.7.1 要解决的问题 ........169
7.7.2 解决办法 ................169
7.7.3 如何创建跟进任务 170
7.7.4 有效的下一步:将原邮件重新发给对方 ................170
7.7.5 替代等待列表 ........171
7.7.6 标记发出的邮件(Windows) ..............171
7.8 总结:收件箱压力解决之道 173
7.9 练习 ............173
7.10 下一步 173

第 8 章 基于主题的电子邮件归档管理 ................ 174
8.1 引言 ............174
8.2 基于主题归档你的电子邮件(Windows 和 Mac) .........174
8.2.1 将邮件移入多个按主题命名的Outlook 文件夹中 ..175
8.2.2 归档到多个 Outlook 文件夹的问题 ....176
8.2.3 更好的归档方案:将邮件放在一个地方并使用 Outlook 类别贴标签 177
8.2.4 类别相比独立文件夹:为什么它更快 178
8.2.5 使用 Outlook 类别的一些不足 ....180
8.3 如何使用 Outlook 类别(Windows 和 Mac) .........180
8.3.1 如何使用 Outlook 类别为邮件贴标签(Windows 和 Mac)... ....181
8.3.2 练习按类别分组(Windows 和 Mac) .182
8.4 添加和编辑你的类别列表........ .......184
8.4.1 使用类别对话框(Windows 和 Mac) .184
8.4.2 在添加或编辑类别时的考虑因素(Windows 和 Mac)..... ......185
8.4.3 添加和删除类别(Windows 和 Mac) .186
8.4.4 关于创建 Outlook 类别的一些要点(Windows 和 Mac)...... .....186
8.5 关于使用类别的更多讨论..... ..........187
8.5.1 右击法指定 Outlook 类别(Windows 和 Mac) .187
8.5.2 添加或移除多个类别(Windows 和 Mac) .188
8.5.3 独特的多类别组合特性(Mac) ..188
8.5.4 快速单击设置默认类别(Windows) ..............189
8.5.5 使用搜索文件夹查看已分类邮件(Windows) ....189
8.5.6 创建类别智能文件夹(Mac) ..191
8.5.7 删除搜索或智能文件夹及里面的邮件(Windows 和 Mac).... ...191
8.6 类别使用技巧(Windows 和 Mac) .........191
8.6.1 转换到使用类别系统........ ........191
8.6.2 关于如何和何时添加类别的技巧 ....193
8.6.3 使用“稍后阅读”类别清空你已过载的收件箱 194
8.6.4 加快分类速度 ........194
8.7 总结 ............196
8.8 下一步 ........196

第 9 章 MYN 目前目标、战略性推迟和总体流程图 .. 197
9.1 引言 ............197
9.2 回顾“目前视线工作模型”....... ......197
9.3 目前目标任务:第 4 个紧迫性区域 ............200
9.3.1 目前目标任务管理流程(可选) .200
9.3.2 使用目前目标任务流程的一些提示 ................200
9.3.3 小结:任务列表上的 4 个紧迫性区域 ............201
9.4 使用目前视线模型,保持工作日平衡 ............201
9.4.1 哪些任务直接进入目前机会列表 ....202
9.4.2 太多目前紧急任务 ......... .........202
9.4.3 将任务抛到目前视线外并适时回顾 ..202
9.5 MYN 战略性推迟(Windows 和 Mac) .......204
9.5.1 使用 CEO 的方法 204
9.5.2 战略性推迟任务的两种方法 .. 204
9.5.3 推迟执行任务 ........... ...............205
9.5.4 推迟回顾任务:主要的推迟方法 ................205
9.5.5 小结:MYN 战略性推迟的操作步骤 ............. .208
9.5.6 MYN 战略性推迟的常见问答 ..208
9.6 MYN Outlook 流程图 .............. ........209
9.6.1 高层视图:总体流程图 ..... 210
9.6.2 工作流程 1:无须行动,只要归档 .. 211
9.6.3 工作流程 2:快速执行并归档 ......................212
9.6.4 工作流程 3:标记并稍后回复 ......................212
9.6.5 工作流程 4:转变为任务并归档 ......................213
9.6.6 不要忘了定期回顾和紧迫性区域的数量上限 ... ...................215
9.6.7 享受此系统带给你的巨大好处 ......................216
9.7 总结 ..............................216
9.8 下一步 ..........................216

第三部分 精通 MYN 系统
第 10 章 在 Outlook 中进行 MYN委派任务.... ... 218
10.1 引言 ............................218
10.2 成功的委派 ................218
10.3 委派任务的方法 .................. ..........218
10.3.1 Step 1:识别并标注拟委派的任务 .............. ......219
10.3.2 Step 2:让对方买入该任务 . ...219
10.3.3 Step 3:跟进 ......220
10.3.4 跟进已委派任务的更多细节 ....................223
10.4 总结 ........225
10.5 下一步 ........................225

第 11 章 时间管理与其他节约时间技巧......... ...... 226
11.1 引言 ........226
11.2 时间管理:安排时间处理任务 ... ..227
11.2.1 设置通用的“任务”约会 .... .227
11.2.2 预定任务时间与通用任务时间 ....................227
11.3 计算完成本周任务所需的时间 .. ..228
11.3.1 问题 ...... ...............228
11.3.2 解决办法 .............230
11.4 清理你的任务时间 ............. ...........232
11.4.1 低效的任务时间 .............. .......232
11.4.2 避免被打扰 ................... ..........232
11.4.3 标识可交付成果 .......... ...........233
11.4.4 时间映射 .............233
11.4.5 在每天结束时写长邮件回复 ....................234
11.4.6 关闭新邮件桌面通知 .......... ...235
11.4.7 拒绝不重要的会议(低优先级) ................. .............236
11.4.8 作战室 .................236
11.5 通过自动分类收到的邮件节约时间(Windows 和 Mac) .......... ...............237
11.5.1 使用 Outlook 规则自动分类(Windows 和 Mac) .......... .......237
11.5.2 创建自动分类邮件的规则(Windows) ..........238
11.5.3 创建自动分类邮件的规则(Mac) ...................238
11.6 快速高效地维护类别名称(Windows 和 Mac) ........... ..............240
11.6.1 分配给邮件的类别也许不在类别列表中 ........... .................240
11.6.2 如何重命名类别(Windows 和 Mac) ........ .........240
11.6.3 删除一个类别名(Windows 和 Mac) ......... ........240
11.6.4 处理发给你的邮件中的类别(Windows) ............. .................241
11.7 快速查找邮件:创建所有邮件搜索文件夹(Windows)或所有邮件智能文件夹(Mac) ............... ..241
11.7.1 为什么“所有邮件”搜索文件夹和智能文件夹很有用 242
11.7.2 如何创建“所有邮件”搜索文件夹(Windows) ......... .......243
11.7.3 如何创建“所有邮件”智能文件夹(Mac) .............. ...........243
11.7.4 下一步(Windows 和 Mac) .... .244
11.7.5 将所有邮件搜索文件夹放到收藏夹中(Windows) ... .........244
11.8 更多 Outlook 节约时间技巧 .. .......245
11.8.1 在 Outlook 中输入日期以节约时间(Windows) .......... ..245
11.8.2 通过在待办事项列表视图中显示备注和附件以节约时间(Windows). ............245
11.8.3 使用快速访问导航按钮节约时间(Windows) ................ ....246
11.8.4 通过使用重复任务以节约时间(Windows 和 Mac) .... ...246
11.8.5 通过将任务转换回邮件节约时间(Windows) ............... .....247
11.8.6 通过书写更清晰的邮件节约时间(Windows 和 Mac) ... ....247
11.9 总结 ........248
11.10 下一步 ......................248

第 12 章 Windows Outlook 高级主题................. .................. 249
12.1 引言 ........249
12.2 内在重要性 ................249
12.2.1 超越紧迫性管理 ............. .......249
12.2.2 内在重要性的定义 ........ ........250
12.2.3 添加内在重要性列到待办事项栏中 .......... ..............250
12.2.4 如何添加内在重要性列 ..... ...251
12.2.5 使用内在重要性列 ........... .....253
12.3 理解 Outlook 任务视图 ........... ......254
12.3.1 任务文件夹和预装的任务文件夹视图 ............. ...............254
12.3.2 使用“视图”选项卡,在可选的任务视图之间选择 ....... .....255
12.3.3 创建自定义视图时的考虑因素 ............255
12.4 在 Outlook 中跟踪目标与项目 ... ..257
12.4.1 跟踪目标 ............257
12.4.2 跟踪项目 ............258
12.4.3 对于项目和目标的 OutlookMYN 解决方案 ........ ..............259
12.5 基于类别的 MYN 目标与项目视图 ................. ...........262
12.5.1 背景说明 ............262
12.5.2 使用“P:”和“G:”........ ......263
12.5.3 如何创建基于类别的 MYN项目视图 .......... 263
12.5.4 使用基于类别的 MYN 项目视图 ....................265
12.5.5 如何创建基于类别的 MYN目标视图 ................. ...............266
12.5.6 使用基于类别的 MYN 目标视图 ....................267
12.5.7 在待办事项栏中添加“类别”列——小心使用 ........ .............267
12.5.8 为任务分配其他类别 ......... ...268
12.6 MYN 主要任务视图 .................. ....268
12.7 添加角色概念到视图中 ......... ....268
12.8 分层的目标、项目与任务文件夹 ................ ........269
12.9 待办事项栏的“截止期限”列 ... ..269
12.9.1 回顾任务截止期限管理 .... ....269
12.9.2 创建新的“截止期限”列 .. ..270
12.9.3 添加“截止期限”列到待办事项栏中 ... .270
12.9.4 使用“截止期限”列 ...... ......272
12.10 添加紧凑版式 ................. .............272
12.11 修改简单列表视图 .......... ............274
12.12 MYN 推迟回顾视图 ........... .........274
12.13 MYN 所有任务视图 ......... ...........276
12.14 MYN 本周任务视图 ....... .............278
12.15 总结 ..........................279
12.16 下一步 ......................280
12.17 开始使用 MYN 系统掌控你的工作吧 ................. .....280

附录 A 理解 MYN 系统中的 Outlook文件夹..... ........ 281
附录 B 在 MYN 系统中存档你的邮件.................. ................... 309
附录 C 资源与快速指南............... .... 332
附录 D MYN Pro 插件与 MYN 系统培训.. ............... 336

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